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为什么要将保管期限作为一项分类标准
发布时间:2013-5-12 信息来源:浏阳市档案局

答:将保管期限作为一项分类标准,是《规则》首次提出的。此前保管期限只是作为排列的要求,而档案的实体排列又必须按分类方案进行,所以在立卷条件下的分类标准中没有保管期限,在分类时就往往忽视这个标准,分完问题后再按保管期限排,因而造成档案的保管期限只能按照问题划分,以卷为单位进行,使不同期限的档案在一卷中的现象普遍存在,最终的结果是大量档案重复进馆。
  将保管期限作为分类的一个标准,就要求在进行归档文件整理时,对以件为单位的档案要先进行价值鉴定,确定其保管期限后再以此为标准分类整理,这就能使同一保管的档案相对集中,便于进馆时档案的鉴定整理工作,使之不致于过于繁重。
当然,按保管期限分类排列可能使同一事由的不同文件因价值不同而分盒和分架保管,这就要求计算机发挥其特有的作用,实现相关文件的族性检索和在手工管理的条件下应编制专题目录等。

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