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印章档案整理规则
发布时间:2013-8-14 信息来源:

中华人民共和国档案行业标准
DA/T 40-2008

         1 范围
   本标准规定了印章档案的整理原则和方法。
   本标准适用于各级国家综合档案馆。机关、企业、事业单位档案室(馆)可参照使用。
   2 规范性引用文件 
   下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
   DA/T 13—1994  档号编制规则  
   DA/T 18—1999  档案著录规则
   DA/T 22—2000  归档文件整理规则 
   术语和定义
   列术语和定义适用于本标准。
   3.1印章 seal
   将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上,形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。一般包括印面、印文、边款、印纽(执柄)和印材5个构成要素。作为在社会交往中象征和证明身份、权力与地位,起凭证信物作用的印章又称作实用印章或印信;作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章或文人印章。
本标准以下有关印章的表述,未作特殊说明的,均指实用印章。
   3.2印章档案 seal archives
    国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章,是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。
   3.3印模 moulage
   采用反扣法将印章钤盖或压盖(俗称盖章)在纸张或其它物体的空白处,留下的印章印面图样。其中,专门用于鉴别真伪的存底印模又称作印鉴。印模不同于印刷厂使用的印章模具。
   3.4印纽  seal handle
   印章顶端用于穿线和执握的部位,通常被雕刻成动物等各种形状。现代机构法人使用的印章已较少制作印纽,其印纽部位已逐渐被执柄所取代。
   4 整理原则
   遵循形成规律,集中整理分类,区分保管价值,便于保管利用。
   5 质量要求
   5.1 收集的印章应确保齐全、完整、真实。
   5.2 整理的方法应科学、规范。
   5.3 整理印章档案使用的材料应符合长久保管档案的需要。
   6 清洗方法
   6.1 一般清洗方法
   将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡,待污垢松软后,使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢,可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。
   6.2  清洗剂的选择
   为避免使用清洗材料不当,造成对印章的损坏,不同印材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。竹木类(竹、木、根等)印章宜选用95%医用酒精;金属类(铜、钢、铁、合成金属等)印章宜选用煤油;矿物类(玉、石、玛瑙、翡翠等)、橡胶及塑料制品类(橡胶、橡皮、有机玻璃等)印章宜选用洗洁精;骨质类(骨、角、牙等)印章可选用95%医用酒精或洗洁精。
   6.3 清洗要求
   6.3.1 清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑。
   6.3.2 清洗后的印章应确保完整、清洁、不变形,保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。 
   6.3.3 使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时,应注意防火。
   6.3.4 使用竹针挑剔印面污物时,手法要轻,防止损坏印面。
   6.3.5 用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等印柄上的印章,对其清洗时,应避免长时间浸泡和用力过猛,以防止印面老化和脱落。
   7 整理方法
   7.1 集中印章
   档案馆保管的印章档案应按馆藏集中,统一整理,不宜按来源原则划分全宗。
   档案室保管的本单位内设机构、专业活动中使用的印章档案可以按全宗集中,进行整理。
   7.2 划分保管期限
   印章档案的保管期限分为永久(代号YJ)和定期(15年,代号DQ)两种。对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构(办公室)印章的保管期限为永久;其它内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。严重破损和一般事务性工作(收发文等)使用的无档案保管价值的印章,不列入归档整理范围,已进馆的,应按照国家有关销毁档案的规定统一组织销毁。
反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。
   7.3 分类
   印章档案在整理过程中,一般可根据印章档案的历史时期(中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后)、印章属性(机构、个人)、机构类型(党政机关、社会组织、企业、事业单位等)或人物类别等特征组织分类。
   示例:
   表1 印章档案整理分类方案
   一级分类 二级分类 三级分类
   中华人民共和国建国前(1) 机构(1) ……
   个人(2) ……
   中华人民共和国建国后(2) 机构(1) 党政机关印章(1)
   社会组织印章(2)
   企业印章(3)
   事业单位印章(4)
   个人(2) ……
 
   档案馆应根据馆藏印章档案的实际,合理地选择和确定具体分类的依据、分类层次的多少和各级类目的名称。
    艺术印章可按作者进行分类。
   7.4 排序
   印章档案按保管期限—分类号—枚号顺序逐盒组织排架。相同保管期限、相同类别的实用印章,可按整理批次—机构(或人名字顺)—形成时间顺序组织排序;相同保管期限、相同类别的艺术印章,可按整理批次—作者(人名字顺)—形成时间顺序组织排序。
   7.5 装盒
   相同保管期限、相同类别的印章,依印章排列顺序装盒。装盒时,可根据印章规格的不同,确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右,从上至下的顺序排放。
   7.6 编制档号
   7.6.1 要求
   印章档案整理完毕后应编制档号,以固定排序位置。
   7.6.2  档号结构
   印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成,用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“─”混合编制。连接书写时,格式如下:
   印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号
   7.6.3 编号方法
   7.6.3.1 印章档案代号:使用汉语拼音字母“YZ”代表“印章档案”。
   7.6.3.2 保管期限代号:使用汉语拼音字母“YJ”代表“永久”;使用汉语拼音字母“DQ”代表“定期”。
   7.6.3.3 分类号:使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制分类号。其中间隔符“.”用以区分分类层次。

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