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机关文书档案的整理归档方法和要求
发布时间:2013-8-14 信息来源:

     一、什么是文件材料的归档整理?
    是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
    二、上述定义包括以下几层含义:
    1、办理完毕的;
   2、文书材料;
   3、基本整理单位是“件”;
   4、整理的基本环节是:装订、分类、排列、编号、装盒等。
    三、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
    四、工作要求:
  强化收集、简化整理、细化检索、深化利用
   五、 文件材料整理归档的具体操作方法和要求
  (一)收集
     收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
     要求:材料齐全完整、内容真实准确
  如何才能做到齐全完整?
     1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。
     2、制订本单位的归档制度。
  归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
   (1)明确归档范围
  凡是反映本单位各种职能活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》,结合本单位职能及其内设职能部门工作实际,加强对工作中形成文件材料的研究,详尽编制本机关的文件材料归档范围。
   各单位制定的归档范围,报送档案管理部门审批同意后,应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。    
  (2)归档时间
  归档工作要求在次年的五月底之前完成。
  确保按时完成一般运用三种形式结合收集:
        A、随办随归;
        B、定期收集;
        C、年终集中收集。
  (3)归档要求
        A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。
        B、收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集。
        C、文电合一。
        D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示,应收集与印件一并归档。
        E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。
        F、附件随正件收集归档。
        G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
  (二)确定“件”
 归档文件整理方法是以“件”为单位,进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。 “件”的确定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。
  具体情况作如下规定:
       1、文件正本与定稿为一件;
       2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件;
       3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。
       4、原件与复制件为一件;
       5、转发文与被转发文为一件;
       6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;
       7、成套的会议材料分别为件;
       8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;
       9、正文与文件处理单(办文单)为一件;
      10、来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)分别为件;
      11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;
      12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位(如部门或时间等)组合,可装订在一起作为一件 。如先进审批表、工资审批表、统计年报等;
      13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成若干件;          
  (三)件的装订
    件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。
    在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
   1、件的修整:
         (1)对破损文件进行修裱;
         (2)对字迹模糊或易褪变的文件进行复制;
         (3)去除文件上易腐蚀的金属物;对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。
         (4)对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
         (5)小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
         (6)空白纸张抽除。
   2、装订:
  我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐;不锈钢钉不宜钉得过多。(不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。)
   3、件内的排序:
  (1)正本在前,定稿在后;
  (2)正文在前,附件在后;
  (3)原件在前,复制件在后;
  (4)转发文前,被转发文在后;
    (5)计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,正文在前,发文稿纸在后;
  (6)文件处理单(办文单)归档的应放在最前面。
  (四)件的分类
  归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
   按年度分类
  将文件按其形成年度分类。
  (1)一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。。
  (2)跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等;
  (3)跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档
  (4)几份文件作为一件时,归入排在最前面文件的签发年度。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。

    1、按保管期限分类
   将文件按划定的保管期限分类。
   文书档案分为永久和定期两种保管期限,定期又分为30年和10年。
   永久保管的文书档案主要包括:    1、本机关制定的法规政策性文件材料;       2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
    3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
    4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;   
    5、本机关机构演变、人事任免等文件材料;   
    6、本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
  7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;   
    8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。    定期保管的文书档案主要包括:
  1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
    2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
    3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
    4、本机关一般性事务管理文件材料;
    5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等; 
    6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;                    7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
  8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;   
    9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
   如:市委、市政府及市级机关各部门普发的,且不属于收文单位主要职能范围,但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。

   按机构(问题)分类
    将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
 
    (五)“件”的排列
   排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
   事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。
   “年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
   具体情况处理:
   1、来文与复文虽作为两件,但排列时应排在一起,复文在前、来文在后;
   2、归档结束后交来的零散文件材料,可排在同一保管期限归档文件的后面,而不必插入其中;但这种情况应在备考表中加以说明,在实际整理中应尽量避免。
   3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档;
   这种分类方法也可做到文件随办随归,但若文件数量较多不易手工检索。
   鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式,所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法。这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。
   六)编制归档号
   归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。
   
  1、盖章要求:
    (1)归档章一般采用红色印泥,盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一;
    (2)归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容;
    (3)若归档文件前有文件处理单(办文单),归档章可加盖在文件处理单(办文单)上。
  2、归档章具体栏目的填写:         
      (1)全宗号:是档案馆给各个进馆单位编制的代号。交通系统统一暂空不填。
    (2)年度:填写文件归档年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2007”,不必加“年”。
    (3)保管期限:填写归档文件保管期限的简称,即:永、30年、10年,不可用“1、2、3”等代码表示。
    (4)件号:填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号,若统一采用“年度-保管期限”分类方法,则一个单位每年永久、30年和10年三个流水号,每年都是从“1”开始编。馆编件号进馆时按标填写,现暂空不填。实行文档一体化管理模式时,件号系统会自动给定。
    (5)机构或问题栏:此栏不必填写。
    (七)编制归档文件目录
   编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
  此项工作在手工管理条件下,需要档案人员手工录入;若实行文档一体化管理模式,此工作在文件收发时可一并完成。归档文件目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。

   
 填写归档文件目录的要求:
    1、件号:填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号,但一组会议材料等应分别编件号。
    2、 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称,注意不要用“本公司、本处”等。若是几个文件组成的一件,只填写排在最前面的文件责任者。
    3、文号:填写文件的发文字号,一般由机关代字、年度、顺序号组成,须填写完整。如武档发[2007]12号。没有文号的空着不填,不得填写诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。
    4、 题名:即文件标题。一般应如实填写。
        (1)没有题名或题名不规范的可自拟标题,外加“[]”号;如干部任免、表彰先进等文件;
        (2)在计算机辅助管理条件下,若标题较为笼统,需进一步细化著录,以便快速检索。
    5、日期:文件形成时间,以阿拉伯数字标注年月日,如“20070611”,若文件无日期,可用“0000” 代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致,则按排在最前面的文件形成时间填写。
   6、页数:填写归档文件有字(有内容)页面的总页数。
  怎样编页码:若这份文件有页码的则不必重新编页码;若无页码则在文件的右上角用铅笔编页码;若此件归档文件是由几份文件组成的,且每份文件本身有页码的,则不必重编页码,只要将每份文件的页数相加;若无页码,则需通编页码。
  
   7、备注:注释文件需说明的情况。
      归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册,前面放置统一格式的归档文件目录封面后放入档案盒内保管。用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
    (八)装盒
       将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题:
   1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒;
   2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒;
   3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件,并做到下边齐,防止文件在盒内弯曲。
   4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。
  (九)档案排架
   1、编制盒号:用铅笔分保管期限编制年度流水号。
   2、排架方法:在同一保管期限中,按年度顺序,从左至右、从上至下。

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