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关于印发《浏阳市国家综合档案馆接收档案范围实施细则》的通知
发布时间:2015-11-30 信息来源:唐学雷


LYDR-2015-36001

 

 

浏阳市市志档案局文件

 

 

浏档发〔201518

 


浏阳市市志档案局

关于印发《浏阳市国家综合档案馆接收档案范围实施细则》的通知

 

各乡镇街道党政综合办、市直各单位办公室:

现将《浏阳市国家综合档案馆接收档案范围实施细则》印发给你们,请遵照执行。

 

 

浏阳市市志档案局

2015年1015

 

浏阳市国家综合档案馆接收档案范围实施细则

                  

第一章  总   

第一条 根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔201415号)、国家档案局第八号、第九号令,《湖南省档案管理条例》等规定,为加强档案资源体系建设,实现浏阳市国家综合档案馆“爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心”五位一体的功能要求,科学界定浏阳市国家综合档案馆(以下简称浏阳市档案馆)档案收集范围,确保档案的完整和进馆档案的质量,实现档案管理标准化、规范化、科学化、现代化、数字化,结合本市档案工作管理实际,特制订如下接收档案细则。   

第二条  档案收集工作贯彻科学发展、以人为本的理念,在档案行政管理部门的监督指导下,本着维护党和国家历史真实面貌,全面反映浏阳市发展历程,便于社会各方面利用的原则,按照收集齐全、整理规范、编目准确、移交及时的要求依法开展。

第三条  属于浏阳市档案馆档案接收范围的单位应当加强档案资料管理,按规定时限和要求向浏阳市档案馆移交档案资料,任何单位和个人不得将属于国家所有的档案资料据为己有。

第四条  《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第十一条规定:机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向档案馆移交档案。浏阳市档案馆是本行政区域内国家法定的县级国家综合档案馆,是唯一合法长期和永久保存、管理档案的场所。

 

第二章  收集档案范围

第五条  浏阳市档案馆依法接收下列组织机构的档案:

1、中国共产党浏阳市委员会及其所属各部门;

2、浏阳市人民代表大会及其常设机构;

3、浏阳市人民政府及其所属部门和单位以及市政府派出机构;

4、浏阳市人民政治协商会议及其常设机构;

5、浏阳市人民法院、浏阳市人民检察院;

6、浏阳市各民主党派机构;

7、浏阳市总工会、中国共产主义青年团浏阳市委员会、浏阳市妇女联合会、浏阳市科协、浏阳市文联、浏阳市侨联、浏阳市工商联等人民团体;

8、浏阳市各乡、镇、街道党(工)委和乡、镇人民政府、街道办事处;

9、机构改革中被撤、并的浏阳市委、浏阳市人民政府直属部门及其所属机关、团体、事业单位(包括临时机构);

10、部分接收以上单位的有相对独立性且能够构成立档单位的下属单位和临时机构;

11、属于本市和上级主管部门双重领导的单位;

12、破产、改制的国有、集体企业;

13、浏阳市委组织部管理的市管干部和知名人士死亡后的人事档案。   

第六条  浏阳市档案馆收集新中国成立前,各历史时期本市党组织、革命政权、地方武装和革命群众团体、政权机关、企业事业单位、其他社会组织和著名人物的档案。

第七条  浏阳市档案馆收集对浏阳经济社会发展有关的,举行的重大活动、重要会议、重大事件形成的档案:

1、党和国家领导人在本市参加的重要会议、视察、考察、调查研究和工作指导等活动;

2、本市负责接待外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体等重要外事活动;

3、中共浏阳市委、浏阳市人大、浏阳市政府、浏阳市政协、浏阳市纪委召开的重要会议;

4、中共浏阳市委、浏阳市人大、浏阳市政府、浏阳市政协、浏阳市纪委主要负责人出国访问、考察等外事公务活动;

5、全市性重大经济、科技、文化、体育、外事、宗教活动,严重自然灾害和重大责任事故抢救处理,及其它具有重大影响或较大规模的活动。

第八条  浏阳市档案馆收集与浏阳有关的散存在法人、其他组织和公民个人手中以及散失在国外的具有保存价值的纸质、声像、实物等各种载体的档案资料。

第九条  浏阳市档案馆收集与本市有关的下列人物的手迹、手稿、著述、信件、日记、自传、回忆录、图章、谱牒、声像、实物等档案资料:

1、担任过市级以上党政领导职务或相应级别的领导人;

2、被授予大校以上军衔或担任过副师职以上领导职务的军人,获中央军委英模荣誉称号的英模人物,其他具有一定社会影响的著名军人;

3、省级以上劳模、标兵、“五一”劳动奖章获得者,有突出事迹和业绩并有较大影响力的先进模范人物、技术革新能手,具有重要影响和名望的企业家;

 4、中国科学院院士、中国工程院院士以及在某项科学技术领域有突出成就的专家、学者,国家级技术人才,国家级科学技术奖获得者;

5、国际重大体育比赛获得奖牌的及在国内外知名度较高的运动员、教练员;

6、在国内外有重要影响、成就突出的社会活动家、文学家、艺术家、教育家、华侨、宗教界人士、革命烈士、民间艺(匠)人及其他著名人士。

第十条  经协商同意,浏阳市档案馆收集或代存本市社会组织,重要的中外合资、集体、民营企业和典型个体工商专业户,基层群众自治组织,家庭和各阶层、各行业代表人物形成的对国家和社会有保存和利用价值的档案资料。

第十一条  浏阳市档案馆收集与本市有关的、经省部级以上单位认定的地方名牌、名胜等形成的纸质及实物档案资料。

    第十二条  浏阳市档案馆(政府信息公开中心)统一接收、管理市属单位形成的政府公开信息。

第十三条  乡镇、街道、市直各单位,公安、房地产、城市建设等专业档案馆(室)收集本行政区域内本行业、专业、特种载体形态的专门档案或档案副本属长期、永久保存的档案,在本单位档案馆(室)保存期满三十年后向浏阳市档案馆移交。

 第十四条  列入进馆范围的单位和个人进馆档案门类包括:

1、文书档案;

2、科技档案;

3、专门档案;

4、声像档案;

5、实物档案;

6、重大活动和地方特色档案;

7、电子档案及与各类纸质档案相对应的数字化副本。

 第十五条  浏阳市档案馆接收档案单位名单由浏阳市档案馆以文件形式按计划分批公布,各单位填报档案移交申请表说明情况,浏阳市档案接收领导小组审查商定后逐个回复。

第十六条  浏阳市档案馆接收保管期限为永久和三十年以上的档案。

第十七条  浏阳市档案馆在收集档案时,同时收集反映本市经济社会发展有关的历代文献资料;反映本市民间习俗、风土人情、宗教信仰、文物古迹等方面的资料;有助于了解档案内容及其立档单位情况的各种资料,包括各种文件汇集、资料汇编、统计资料、大事记、组织机构沿革、传记、证书、回忆录、报纸、刊物、图章、瓷器、图片、光盘、史料、家谱、族谱等方面的资料。

第十八条  浏阳市档案馆在收集档案时,同时收集管理和利用特殊载体档案所必需的电子、音像等专用设备。

第十九条  浏阳市档案馆收集社会组织、家庭、公民向浏阳市档案馆捐赠的档案。同时对散存在境外及国内的法人、社会组织和个人手中反映浏阳市历史、有保存价值的档案可通过购买或代保管等方式征集进馆。

 

第三章 接收档案的要求

第二十条  列入浏阳市档案馆接收范围的档案,应当按规定时间即档案自单位形成之日起满10年后向浏阳市档案馆进行移交。

1、市直机关、团体、事业单位形成的文书档案和专门档案,应按照《湖南省档案管理条例》的规定移交;声像和实物档案一般自形成之日起满5年移交;电子档案于形成的次年9月底前移交。

2、重大活动、重要会议、重大事件形成的档案,设立的临时机构,活动结束时移交;未设立临时机构的,由组织、承办单位负责收集、整理,自档案形成之日起满10年后向浏阳市档案馆进行移交。

3、市直机关、团体、事业单位在撤销、合并时,临时性单位在工作结束时,应移交的档案应在6个月内移交。市属国有企业在撤销、破产、转制、合并时,应按照《关于进一步加强国有企业资产与产权变动档案处置工作的意见》的规定移交。档案人员在完成档案移交工作前不得调离原岗位。

4、其他单位和个人档案接收时间,可以参照党政机关档案接收时间确定,也可以协商确定。

5、已故人员人事档案,在该人员去世后,其档案由原管理单位保存5年后移交。

6、各移交单位确因实际需要,经浏阳市档案馆同意,可以提前或延期移交。如保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,经浏阳市档案馆同意,可以提前接收;专业性较强或者需要保密的档案,可以适当延长接收时间,档案自单位形成之日起满10年后向浏阳市档案馆进行移交。

第二十一条  列入浏阳市档案馆接收范围的档案资料,应当以全宗为单位移交。全宗内各种门类、各种载体形态档案作为一个整体,按门类有计划分步骤地向浏阳市档案馆移交, 不得割裂分散,应保持全宗的完整性。

第二十二条  移交单位应严格按照国家有关标准整理档案,做到档案分类科学、排列有序、档号编制规范、检索体系完备。

第二十三条  移交单位在向浏阳市档案馆移交各类档案时,须同时移交全宗介绍、立卷说明、大事记、组织沿革、历史沿革、案卷文件目录或归档文件目录以及符合浏阳市市志档案局规定格式、与档案纸质文件一致的电子档案等。

第二十四条  浏阳市档案馆依据有关标准对进馆档案质量检查验收,合格后方可移交进馆。移交时,双方依据目录清单清点核对,同时填写档案资料交接文据。

第二十五条  移交单位和浏阳市档案馆应当共同维护好档案移交过程中的档案安全,确保档案安全移交。

    1、浏阳市档案馆对所有进馆档案不收取任何经费,但进馆档案必须符合规范要求。

    2、浏阳市档案馆不委托任何人或中介机构进行档案征集及整理、接收、移交档案进馆工作,在符合进馆要求的前提下,各单位档案整理及信息录入由各单位按进馆要求自行整理好。

  3、凡涉及到进馆档案须与浏阳市档案馆联系,档案馆不授权、不委托其他人员联系洽谈档案进馆事宜。

 

第四章 奖励与处罚

第二十六条  浏阳市市志档案局对在档案资料移交进馆工作中作出突出贡献的单位和个人,依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《湖南省档案管理条例》的规定给予表彰和奖励。

第二十七条  对不按照本细则向市档案馆移交档案的,依照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《湖南省档案管理条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》和《浏阳市档案行政处罚裁量权基准》等有关规定予以查处。

如发现有人冒充档案馆工作人员联系接收档案进馆事宜,经查实将依法追究法律责任。

第六章  附 

第二十八条  本细则由浏阳市市志档案局负责解释。

第二十九条  本细则自印发之日起施行。

第三十条  附件:档案进馆规范要求。

 

附件:          

档案进馆规范要求

 

一、文书档案

   (一)分类清楚:一个全宗应按统一的分类方案,要保持它的一致性和连续性。可根据本单位内部的机构设置、职能范围、业务分工、文件数量等情况,做到类别设置合理,各类之间界限清楚,层次分明,归类准确。

    (二)分类方法:一般采用年度——问题、组织机构分类。

(三)保管期限划分准确: 按照国家档案局发布的档案保管期限的规定、准确鉴定档案文件保管价值,区分永久、长期(30年)短期(10年)三种期限。

(四)组卷符合要求:应以“遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用”为原则。一般以问题为主,灵活运用时间、地区、责任者、通讯者、问题、名称这六个特征,并按照文件的不同价值、数量组卷,具体要求是:

    1、同一类型的文件,即一个问题、一次事件、一次会议所形成的文件要作为有联系的一个整体立卷。正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文件与被转发文件、来文与复文,均应保持密切联系,放在一起立卷。多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开。

    2、本单位文件和外来文件,非紧密相联的,要分开组卷。

    3、文件和电报要按其内容的联系,合一立卷。

    4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议闭幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷。

    5、案卷厚度一般不超过二厘米,按件整理一盒不得超过四厘米。

   (五)卷内文件排列有序:案卷内文件排列要有条理,保持文件之间的联系,使之成为一个有机的整体,一般可按重要程度或时间顺序排列,以下情形的排列方法是:

    1、单一问题的案卷,文件可按时间顺序或主次排列。

    2、两个以上问题的案卷,先按问题分别集中,然后再按重要程度或时间顺序排列。

    3、密不可分的文件应是正本在前、定稿在后;批复在前、请示在后;转发文在前、被转发文在后;正件在前、附件在后。

    4、重要法规性文件的历次稿,依次排列在定稿之后。

   (六)编写页号或件号:

    1、对装订的案卷,不论单面、双面书写文件,还是筒子页,凡是每一面上有字的,均以页为单位编号,空白面不编页号。如果卷内只有一件印件,已有页码,可不再编页号,编号位置在文件正面的右上角、背面的左上角。

    2、对不装订的案卷采用档案盒装,其卷内文件应编制件号(件内要有页号),件号的位置在每件首页的右上角。

(七)填写卷内文件目录:进馆档案必须全部填写卷内文件目录,卷内文件目录上的项目要字迹工整、清晰。文号一般由年份、序号组成;文件题名不要随意更改和简化,没有题名或题名不能说明文件内容的,应拟写题名,外加“[   ]”号;日期要全部填写,年、月、日可用“.”代之,页号的填写,应填写每份文件的首页号;备注是对卷内文件变化时作说明之用,有则填写,无则可不填写。

(八)填写卷内备考表:每卷卷末要有备考表,填写需要说明的问题,立卷人、检查人要签名,以求负责,日期填写立卷完成的时间。

(九)填写案卷封面:

    1、案卷封面用毛笔或钢笔正楷书写,黑颜色、字迹工整、清晰。

    2、全宗名称的填写,要写单位的全称或通用简称。

    3、案卷题名要简明(一般不超过30个字),确切全面概括地反映卷内文件内容,一般应反映作者、问题、名称三部分;书写时,头行空二字,左右各空一厘米,题名末不加标点符号。

    4、起止年月应填写卷内文件最早时间至最迟时间,用阿拉伯数字填写。

    5、件数、页数用阿拉伯数字填写。

    6、全宗号、目录号、案卷号按规定用铅笔填写,不得使用毛笔或钢笔填写。

(十)档案装订与文件修复要求:

    1、装订用的卷皮、卷内文件目录、备考表的格式应符合国家档案局规定的标准,卷皮及档案盒必须采用无酸纸。

    2、案卷装订时要去掉卷内文件上的金属物。

    3、文件装订线外有字迹的或装订线也较窄者要加边托裱,以求装订不压字,便于查阅和复制。

    4、对破损文件要修复补好,对字迹已扩散的(如:传真件等)应复制并与原件一起立卷装订。

    5、案卷应采用三孔一线的方法装订,不装订的案卷,卷内文件应逐件用线装订、不锈钢夹或不锈钢钉,装订要结实、整齐、美观。不掉页、不倒页,不妨碍阅读。

   (十一)案卷排列顺序:2000年以前,每一年度案卷一般按照永久、长期次序排列,接上年度统一编排案卷流水号;其他业务档案应单列目录号、案卷号,2001年以后,文书档案编盒号,先永久(党群、行政、业务),后长期(党群、行政、业务),合编一个流水盒号(同年度长期不再另编盒号),短期单独编一个流水号,不移交进馆。年度内同一级保管期限的,可按问题重要程度,上级、本级、平级、下级进行排列。2001年后的文书档案移交进馆必须由各单位信息化扫描录入。

(十二)编制案卷目录:

    1、编制案卷目录以全宗为单位,在同一个目录号内,不能有重复的案卷号。

    2、案卷目录应有说明或序言(案卷数量、分类原则、整理情况、存在的问题以及机构和领导人员的变动情况等)。

    3、案卷目录上的项目要填写齐全,案卷目录上的题名与案卷上的题名完全一致。

(十三)书写材料必须具有耐久性。

    二、 科技档案

按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

    三、 各类专业(专门)档案

按照国家档案局和有关专业主管机关共同制定的标准执行。

    四、照片档案

按照《照片档案管理规范》执行,采用档案专门装贴照片影集进行装贴,写明照片的人物、事件、时间、地点、拍摄者等相关信息。不得采用塑胶材质粘贴,以免照片因保管条件影响退色。

    五、各种载体和实物档案

    如字画、器具、证书、证章、图章、奖杯、奖牌、瓷器、纪念邮票等,均按实物档案管理办法进行管理。

六、电子档案

(一)经过加密处理的电子目录移交文件必须解密后移交,保证可读性。

(二)经过压缩处理的电子目录移交文件,移交的同时提供解压手段。库文件长度超过存储介质容量时,可将库文件分为若干子文件存储。

(三)电子目录移交盘应带有外部标识,注明全宗名称或全宗号、相关年度、盘号、文件名称及其他相关信息。

(四)电子目录移交的光盘采用读取和播放制式的光盘如:CDVCDDVD,不得采用内置格式化,以免无法读取数据内容和打开。

(五)电子目录用U盘、移动硬盘存储移交的应采用普通格式文本,以免无法读取数据内容和打开。

(六)电子文档数据采用专门软件录制,除专门的档案软件外,其他均应转换成普通文档保存。

(七)2001年文书立卷改革后的档案移交进馆必须由各单位自行进行信息化扫描录入,移交进馆时纸质档案、电子档案一起移交核对清点。

(八)电子目录移交文件应经过内容、病毒等检测,内容完整且又不带病毒才能接收。

    1、检索工具:手检式的案卷目录一式二份,案卷级、文件级电子目录软盘一套,全宗介绍一式二份。

    2、组织沿革、分类方案、档案数量统计及与进馆档案有关的其他检索工具参考资料列出清单,移交一套,以便查找利用。

    3、档案交接时,移交单位联系档案馆工作人员填写纸质表格或从“浏阳市市志档案局”网下载《档案移交申请表》申报移交计划,记录需要移交的档案数量,起止年度、扫描情况等说明,由档案馆向档案进馆领导小组报告,经领导小组审查同意方能进馆,交接双方必须根据移交目录清点核对,并在交接文据(一式三份)上签名盖章后,各执一份。

 4、档案进馆审查领导小组,由局长任组长,分管副局长任副组长,其他班子成员和档案馆长、业务科长为成员,共同履行对进馆档案接收进行审查,非经领导小组审查同意不得接收进入馆库。


表格请去下载中心下载



本表一式两份,档案移交单位和档案接收单位各存一份。以上表格填写内容均指档案移交进馆起止年度范围,没有的填无。联系电话:073183984163


 

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