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关于印发《长沙市社会救助档案管理办法》的通知
发布时间:2013-8-13 信息来源:

各区、县(市)民政局、档案局:
     现将《长沙市社会救助档案管理办法》印发给你们,请认真遵照执行。
                                                                  二○○八年五月二十二日
                                    长沙市社会救助档案管理办法

  第一章 总 则
  第一条 为了加强社会救助档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《城市居民最低生活保障条例》、《湖南省档案管理条例》以及民政部办公厅、国家档案局办公室《关于加强最低生活保障档案管理的通知》,结合我市社会救助工作的实际,制定本办法。
  第二条 本办法所指的社会救助档案是指在城乡低保、医疗救助、五保供养等社会救助工作中形成的具有查考和保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式与载体的历史记录。
  第三条 社会救助档案的管理遵循统一领导、分级负责、基层为主的原则,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
  第四条 社会救助档案工作是社会救助工作的重要组成部分,各级民政部门应加强对社会救助档案工作的领导,将社会救助档案工作纳入工作计划,与社会救助其他工作同步布置、检查、验收,同时加大对档案工作必要的投入,确保社会救助档案的全面建立和完善。
  第五条 各级档案行政管理部门要依法加强对社会救助档案工作的指导和监督,切实做好服务工作。
  第二章 社会救助档案的构成与归档
  第六条 社会救助档案原则上分为公文类、审批类和日常管理类。
  (一)公文类:文件,重要会议、会谈记录,来信来访及调查记录,核查通知及回复,其他有保存利用价值的材料。
  (二)审批类:
  1.城乡低保:动态管理表、城市(农村)居民最低生活保障金申请审批表、城市(农村)居民最低生活保障入户调查表、申请书、家庭收入和财产申报表、户口簿和身份证复印件、申请人及家庭成员收入状况证明、其他申报审批材料、诚信承诺书、保障待遇变更(停止)审批表、保障待遇变更(停止)通知书、迁移证明。
  2.医疗救助:医疗救助情况登记表、医疗救助申请审批表、医疗救助入户调查表、申请书、疾病诊断(证明)书、申请人户口簿和身份证复印件、低保对象低保证复印件、医疗费用发票(电脑清单)、新型农村合作医疗报销单、城市居民基本医疗保险报销单或其他商业保险赔付证明、其他申报审批材料。
  3.社会精神病人救助:社会精神病人治疗情况登记表、社会精神病人药物(住院)救助申请审批表、监护人申明书、申请书、医疗诊断(证明)书、申请人及监护人户口簿和身份证复印件、其他申报审批材料。
  (三)日常管理类:
  1.资金管理:拨款审批表、各类统计报表、救助资金发放领取名册。
  2.对象管理:城乡低保签字认证表、低保对象动态管理卡、不予保障或变更(停止)保障金通知书存根、新增及变更(停止)领取保障金人员花名册、入户调查记录、民主评议记录、公示记录、公益活动和学习记录、社会精神病人药物救助处方签等。
  3.数据管理:社会救助信息系统所形成的电子数据。
  第七条 归档的社会救助档案材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整,真实反映情况。书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准,禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。
  第八条 各单位对应归档的文件(包括光盘等)要实行随时办结、随时立卷装盒。当年形成的各类社会救助文件材料应在次年的3月31日前归档整理完毕。
  第三章 社会救助档案的整理
  第九条 社会救助档案按下列规定归类整理:
  (一)公文类档案按文书档案的整理方法归类整理。涉及社会救助资金的筹集、分配、拨付、发放等的文件按专题收集。
  (二)审批类档案的归类整理:
  1.城乡低保以户为单位进行整理。一户一袋。袋内文件材料按第六条第二款第一项明确的顺序排列并编流水号,编制档案袋目录放置于每袋的首页。
  2.医疗救助以个人为单位建档。一人一袋。袋内文件材料按第六条第二款第二项明确的顺序排列并编流水号,编制档案袋目录放置于每袋的首页。
  3.社会精神病人药物救助以个人为单位建档。一人一袋。袋内文件材料按第六条第二款第三项明确的顺序排列并编流水号,编制档案袋目录放置于每袋的首页。
  (三)日常管理类档案按年度—问题进行分类、排列装盒。
  第十条 社会救助档案采取活页装订或线装订,卷内文件须用阿拉伯数字在正面右上角、反面左上角编制页号,并填写卷内目录,卷内目录中各个项目要填写清楚齐全。各种声像资料、电子文件,应当与纸质文件一并归档。
  第四章 社会救助档案的管理
  第十一条 社会救助档案工作实行分级负责制。
  市民政部门应保管的社会救助档案为:公文类档案,日常管理类中的各类统计报表、来信来访及调查记录、核查通知及回复,救助信息系统所形成的电子数据。
  区、县(市)民政部门应保管的社会救助档案为:公文类档案,日常管理类中的拨款审批表、各类统计报表、救助资金发放领取名册、新增及变更(停止)领取保障金人员花名册、不予保障或保障待遇变更(停止)通知书存根,救助信息系统所形成的电子数据。
  街道办事处(乡镇人民政府)应保管的社会救助档案为:公文类档案,审批类档案中的农村低保家庭档案、医疗救助个人档案、社会精神病人救助个人档案,日常管理类档案中的各类统计报表、救助资金发放领取名册、城乡低保签字认证表原件、新增及变更(停止)领取保障金人员花名册、不予保障或保障待遇变更(停止)通知书存根、入户调查记录、医疗救助和社会精神病人救助台帐、社会精神病人药物救助处方签。
  社区(村)应保管的档案为:公文类档案,审批类档案中的城市低保家庭档案,日常管理类档案中的各类统计报表、救助资金发放领取名册、城乡低保签字认证表复印件、新增及变更(停止)领取保障金人员花名册、低保对象动态管理卡、医疗救助和社会精神病人救助台帐、不予保障或保障待遇变更(停止)通知书存根、入户调查记录、民主评议记录、公示记录、公益活动和学习记录。
  农村乡镇及城市低保户较少的城市街道办事处的城市低保家庭档案也可由乡镇和街道办事处统一保管。
  第十二条 日常管理类中的资金管理档案为永久保存档案。永久保存档案在社会救助部门保存3年后移交单位综合档案室。移交时应编制档案移交清册,并按规定办理移交手续。
  公文类档案、日常管理类中的对象管理档案、审批类档案为定期保存档案。定期保存档案由社会救助部门自行保管。其中,公文类档案保存期限为30年,日常管理类中的对象管理档案保存期限为5年,审批类档案保存期限为救助对象停止救助后3年。
  声像、电子档案为定期保存档案,保存期限为30年。
  第十三条 社会救助档案要指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查,人员调动或离开本岗位时必须办理档案移交手续。
  第十四条 各单位应建立社会救助档案统计制度,并定期向上级主管部门报送社会救助档案统计报表。
  第十五条 对在社会救助档案工作中有突出贡献的单位和个人,应给予表彰奖励。对不按要求建立和管理社会救助档案的单位和个人,上级主管部门应责令其限期纠正;拒不纠正的,要追究相关人员的责任。对因工作失职造成档案损失的,应视情节轻重给予批评教育或行政处分,构成犯罪的要依法追究刑事责任。
  第五章 社会救助档案的利用
  第十六条 社会救助档案的提供和利用,必须严格遵守借阅制度和保密制度。社会救助档案不对外开放。上级机关、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅社会救助档案。利用者不得丢失、损毁、涂改档案。
  第十七条 社会救助对象确因需要要求查阅本人档案的,须经主管领导同意,并出示个人身份证。救助对象只能查阅本人档案。
  第十八条 外单位查阅社会救助档案,须凭单位介绍信,经主管领导批准,并办理登记后,方可查阅。
  第六章 社会救助档案的鉴定与销毁
  第十九条 严禁擅自销毁社会救助档案。各单位应成立社会救助档案鉴定销毁领导小组,领导小组成员由分管社会救助工作的领导和分管档案工作的领导以及档案管理工作人员组成。对保管期满的社会救助档案,应由档案管理工作人员及时向本单位档案鉴定销毁领导小组提交报告,造出清册,申请鉴定。
  第二十条 区、县(市)社会救助档案的销毁原则上以区、县(市)为单位进行。经档案鉴定销毁领导小组鉴定需销毁的档案,统一交区、县(市)民政局,由区、县(市)民政局统一移交同级档案馆进行销毁。各单位办理移交时需造移交清册,并按规定办理移交手续。
  第七章 附 则
  第二十一条 本办法由长沙市民政局、长沙市档案局负责解释。
  第二十二条 本办法自发布之日起实施。

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